PRIVACY E TUTELA DELLA SALUTE E SICUREZZA DEL LAVORATORE

Oltre ai dati anagrafici, i dati personali trattati per finalità di tutela della salute e sicurezza nei luoghi di lavoro comprendono informazioni relative ai corsi di formazione seguiti, alle mansioni svolte, a immagini identificative (come quelle presenti nei tesserini da cantiere), nonché dati appartenenti a categorie particolari (precedentemente detti “sensibili”). Tra questi ultimi rientrano le informazioni sanitarie (ad esempio il tipo di visite mediche effettuate), l’origine razziale o etnica (necessaria per una corretta valutazione dei rischi in base alla provenienza geografica), e l’appartenenza sindacale (in particolare per i rappresentanti dei lavoratori per la sicurezza – RLS). Un aspetto cruciale è la corretta conservazione della cartella sanitaria. Poiché il medico competente è considerato un Titolare autonomo del trattamento, è auspicabile che sia lui a conservarla fino alla fine del proprio incarico. Tuttavia, è possibile anche che il datore di lavoro gestisca tale conservazione, a condizione che vengano rispettate tutte le misure di protezione dei dati. In caso di cessazione del rapporto lavorativo, la cartella deve comunque essere conservata per un periodo di 10 anni.

Tutti i dati, in particolare quelli appartenenti a categorie particolari, devono essere trattati con adeguate misure di sicurezza, sia documentali che informatiche. Questo include, ad esempio, l’archiviazione in armadi chiusi a chiave, l’uso di tecniche di pseudonimizzazione, la protezione degli strumenti informatici e software impiegati per la gestione dei dati. Rientrano tra i dati personali anche gli attestati di formazione. Il Garante per la Privacy ha chiarito, nel 2020, che gli attestati di qualificazione ottenuti durante il periodo lavorativo sono da considerarsi dati personali. Pertanto, il lavoratore ha diritto a richiederne una copia.

Tra i documenti da predisporre figura il Registro delle attività di trattamento. Ecco un esempio sintetico dei contenuti:

• Titolare del trattamento: nominativo del datore di lavoro o altra figura responsabile
• Finalità del trattamento: gestione del rapporto di lavoro, con particolare riferimento agli obblighi in materia di salute e sicurezza
• Categorie di interessati: dipendenti, soci lavoratori, tirocinanti, volontari, praticanti, ecc.
• Dati personali trattati: dati anagrafici, fotografie, tesserino aziendale, formazione svolta
• Categorie particolari di dati: idoneità alla mansione, dati sanitari
• Modalità di conservazione: supporti cartacei e/o informatici
• Incaricati del trattamento: personale delle risorse umane, ufficio sicurezza, RSPP interno
• Altri destinatari interni: RLS
• Destinatari esterni: enti di formazione
• Eventuali trasferimenti verso paesi terzi o organizzazioni internazionali: se l’attività lavorativa lo richiede
• Responsabili esterni del trattamento: RSPP esterno, consulente per la sicurezza (se presente), consulente informatico
• Tempi di conservazione: le cartelle sanitarie devono essere conservate per 10 anni dopo la cessazione del rapporto di lavoro
• Misure tecniche e organizzative adottate:
• Tecniche: autenticazione individuale sui PC, firewall, antivirus, backup giornaliero
• Organizzative: accesso controllato agli uffici, nomina degli incaricati, formazione specifica, procedure interne a tutela della privacy (in funzione di quanto previsto dal Titolare del trattamento)